Formuleer resultaatgerichte Key Results

Een van de grootste valkuilen bij het formuleren van Key Results is dat je van je Key Results een to-do lijst maakt. Je meet dan de taken die volbracht moeten worden en niet de gewenste resultaten.

Stel jezelf eens de vraag: Als alle taken volbracht zijn en je hebt je doel niet gerealiseerd, is er dan sprake van succes?

Nee, natuurlijk niet!

Om dit punt te onderbouwen, heb ik drie belangrijke redenen opgesomd waarom je Key Results nooit taakgericht moet formuleren:

  1. Je wilt een cultuur creëren waarin de focus ligt op resultaten, niet op taken.
    Iedere organisatie die impact wil creëren en ambitieuze doelen wil realiseren, moet zich richten op het nastreven van resultaten. Als je je focust op resultaten, dan zal je ook een cultuur creëren waarin geïnnoveerd wordt en waar grenzen worden verlegd. 20% Wanneer je alleen maar to-do lijstjes afwerkt, creëer je geen prestatiecultuur.

  2. Als je alle taken hebt volbracht en niets is verbeterd, dan is dat geen succes.
    Succes betekent dat zaken verbeteren. Als zaken verbeteren dan zijn klanten gelukkiger, verkoop je meer en worden kosten gereduceerd. Onthoud dit: Als je alle taken volbrengt en er verbetert niets, dan is er geen sprake succes. Een project op tijd afronden is niet genoeg. Het project moet impactvol zijn. Er moet iets verbeterd worden, er moet een concreet resultaat worden behaald.

  3. Je plan van aanpak is niets anders dan een hypothese.
    Je weet van tevoren niet of je initiatieven (taken en projecten) ook daadwerkelijk succes zullen opleveren. Het zijn hypotheses. Deze blijven ongevalideerd en dus maar een idee. Door taakgerichte Key Results te hanteren, blijft je succes onmeetbaar. Je kunt je KR’s dan alleen afvinken, maar het resultaat blijft veelal onbekend. De reden dat Key Results resultaatgericht omschreven moeten worden, is omdat je hierdoor kunt valideren of je initiatieven succesvol zijn en waar je moet bijsturen in geval dat noodzakelijk is.

Het verschil tussen een bedrijfscultuur waarin checkboxjes worden afgevinkt en een bedrijfscultuur waarin men ambitieuze resultaten nastreeft is enorm. Als je ambitieuze doelen najaagt, dan moeten je Key Results dus altijd resultaatgericht geformuleerd worden.

Laten we eens even wat dieper in de materie duiken, zodat het verschil tussen taakgericht en resultaatgerichte Key Results goed duidelijk wordt.

Taakgerichte versus resultaatgerichte Key Results

Een taakgerichte Key Result verwijst naar het proces en geeft aan of een taak volbracht is. Een resultaatgerichte Key Result meet het daadwerkelijke succes. Het zegt iets over de progressie die je boekt.

Een voorbeeld van een Key Result die als taak geformuleerd is: Lanceer binnen 90 dagen een nieuwe website.

Zegt deze Key Result iets over het resultaat wat je met je website wilt bereiken?

Nee, dat doet het niet.

Deze Key Result beschrijft slechts de taak die moet worden volbracht. Niet wat je hoopt dat de website je uiteindelijk gaat opleveren: nieuwe leads.

Een Key Result die is afgestemd op een resultaat is veel specifieker, omdat het concreet aangeeft wanneer er sprake is van succes. Een voorbeeld van een Key Result die als resultaat geformuleerd is: Verhoog de maandelijkse leadconversie van 60 naar 100.

Een initiatief (taak) dat je zou kunnen ondernemen om dit doel te realiseren is:
Lanceer binnen 90 dagen een nieuwe website.

Dit is dus een taak die je uitvoert. In de OKR-terminologie heet zoiets een Initiative. Maar voor alle duidelijkheid, die nieuwe website is een middel om maandelijks 100 nieuwe leads te genereren. Niet het doel.

Je kan het type Key Result vaak al aan de formulering herkennen. Taakgerichte Key Results beginnen meestal met werkwoorden zoals: lanceer, creëer, ontwikkel, lever, bouw, implementeer, definieer, test, en plan.

Resultaatgerichte Key Results bevatten werkwoorden zoals: verhoog, verminder, genereer, realiseer en breid uit.

In de onderstaande tabel heb ik een aantal voorbeelden van taakgerichte versus resultaatgerichte Key Results uitgewerkt.

Het voltooien van een taak of een project is nooit het doel op zich. Het is het proces dat leidt naar je doel. Taken en projecten zijn zeer zeker belangrijk, maar dienen in het OKR-model bij de Initiatives te worden omschreven en niet bij de Key Results.

Voorwaarden waar een goed geformuleerde Key Result aan moet voldoen

We weten nu dat een Key Result resultaatgericht geformuleerd moet worden. De centrale vraag die iedere Key Result moet beantwoorden is: Hoe meten we de vooruitgang? Dit is altijd het doel. De Key Result functioneert als GPS en geeft aan waar je je precies bevindt ten opzichte van je Objective.

8 voorwaarden waar een goed geformuleerde Key Result aan moet voldoen:

  1. Key Results moeten kwantificeerbaar zijn
    Dit betekent dat Key Results meetbaar moeten zijn. Net zoals de GPS in je auto aangeeft hoe ver je nog van je bestemming bent, zo moeten Key Results aangeven hoe ver je nog van je beoogde doel (objective) verwijderd bent.

  2. Key Results mogen uitdagend zijn, maar niet onmogelijk om te behalen
    Onmogelijke Key Results kunnen een negatief effect hebben op de sfeer en motivatie binnen een team. Waarom zou je je uiterste best doen als je van tevoren weet dat het toch een kansloze missie wordt? Uiteraard moet in de Key Results wel ambitie doorklinken. Er zijn twee soorten stretch-doelen die je dwingen om OKR’s uitdagend te maken: moonshot- en hard to get doelen Je Ultieme OKR kan een moonshot zijn, maar de strategische- en tactische OKR’s moeten zoveel mogelijk als hard to get geformuleerd worden.

  3. Gebruik een start- en een targetwaarde voor je Key Results
    Een start- naar een targetwaarde heeft als uitgangspunt: van hier naar daar. Start beantwoordt de vraag: Waar staan we nu? En target beantwoordt de vraag: Wat willen we bereiken? Het schrijven van een start naar targetwaarde formulering geeft meer informatie dan wanneer je bijvoorbeeld alleen maar een percentage benoemt.

    a. Verhoog de winst met 20%.
    b. Verhoog de winst van 250K naar 300K.

    Optie a. kan onduidelijkheid geven, want verhogen we de winst nu van 100k naar 120K of van 250k naar 300k?

    Een andere optie voor het formuleren van een resultaatgerichte Key Result is: Realiseer doel (X). Deze optie gebruik je als je geen startgetal (referentiewaarde hebt, omdat je bijvoorbeeld iets nieuws gaat doen met je bedrijf.

    Bij het ontbreken van een startwaarde zul je in eerste instantie een beetje moeten gissen naar een geschikte targetwaarde. Veelal overleg je dan met je team en kies je vervolgens een targetwaarde die ambitieus is maar wel haalbaar volgens het team. Gedurende het proces kom je er wel achter of de Key Result veel te ambitieus of veel te makkelijk geformuleerd is. Maar voor het daaropvolgende kwartaal heb je dan wel een baseline, waarop je de targetwaarde kunt baseren.

  4. Maak je Key Result tijdgebonden
    Kies heel specifiek voor een tijdsvak. Key Results voor je Ultieme OKR zijn afgestemd op meerdere jaren. Strategische OKR’s hebben doorgaans een tijdspanne van een jaar en Tactische OKR’s een tijdspanne van een kwartaal. Zorg er dus voor dat de resultaten die je nastreeft goed passen binnen het tijdsvak van de desbetreffende OKR.

  5. Formuleer maximaal vijf Key Results bij iedere Objective
    Dwing jezelf om de focus te leggen op hetgeen wat prioriteit heeft. Als je meer dan vijf Key Results formuleert dan mis je focus. Minder is meer. Het kan voorkomen dat een Objective maar één Key Result telt, dat kan prima werkbaar zijn. Meestal zitten er aan één Objective twee of drie Key Results gekoppeld. Maar zorg dat je nooit meer dan vijf Key Results aan een Objective koppelt, want dan verlies je onherroepelijk je focus.

  6. Bepaal hoe je de Key Result gaat meten
    Als je wilt afvallen, dan is de weegschaal een ideaal meetinstrument om te bepalen of je ook daadwerkelijk progressie maakt. Maar dit is een ander verhaal als je de websiteconversie van lead naar klant wilt meten, de closing rate van je sales wilt meten of wanneer je wil meten hoe tevreden je klanten zijn. Het vooraf bepalen van het meetinstrument is cruciaal. Als je dit niet goed afstemt op je doel, dan kun je niet meten en weet je dus niet of je ook daadwerkelijk vooruitgang boekt.

  7. Maak de titel van je Key Result begrijpelijk
    Wat je met OKR’s wil bereiken is dat er transparantie binnen de organisatie komt over de doelen die je nastreeft en dat teams die doelen op elkaar afstemmen. Door je Key Results helder te formuleren, voorkom je verkeerde interpretaties. Dus een Key Result moet niet alleen een waarde omvatten, maar deze waarde ook direct in het juiste perspectief plaatsen. Je titel doet er dus toe.

  8. Vermijd woorden als minimaal en minder dan bij het formuleren van Key Results
    Deze woorden hebben een negatief effect op het proces en op de cultuur die je creëert. Heel het doel van OKR is dat je ambitieuze doelen stelt en dat er grenzen worden verlegd. Op het moment dat je een minimale target stelt, ga je er al vanuit dat dit een harde ondergrens is. Dit is een KPI en een business as usual doel.

    Het kan daarnaast remmend werken als je halverwege het kwartaal het gestelde doel al hebt behaald en je deze vervolgens als gecompleteerd beschouwt. Je hebt dan in principe nog tijd zat om meer progressie te boeken, maar omdat de Key Result al is afgevinkt, daag je jezelf niet uit om te stretchen, want er is geen stip aan de horizon om naartoe te werken.

    Als je een Key Result opstelt zoals:

    Zorg ervoor dat minder dan vier mensen hun abonnement opzeggen, dan kom je ook in de problemen.

    Je begint het kwartaal standaard met een 100% score (niemand heeft zijn abonnement opgezegd). Maar als de eerste twee maanden 3 mensen hun abonnement opzeggen, zit je nog steeds op deze 100% score. En als in de laatste week van het kwartaal de vierde persoon zijn abonnement opzegt, zit je in een keer op een score van 0%. Dus de meting is:

    1. niet accuraat,
    2. niet tijdig bij te sturen.

    Want wat ga je de laatste week nog doen om het een en ander bij te sturen? Vermijd dus de woorden: minimaal en minder dan.

Onder het kopje veelgestelde vragen – Key Results, beantwoord ik allerlei vragen die betrekking hebben op het formuleren van Key Results.

Ronnie couwenberg

Ronnie Couwenberg is Pitch Trainer/Coach voor ondernemers, voetbalcoaches en prestatieteams die willen winnen. Hij ontwikkelde hiervoor de ‘Pitchen om te Winnen’ methode. Een unieke aanpak die zich focust op het vinden van duidelijkheid, het creëren van emotionele connectie en het overtuigend overbrengen van je boodschap.

Download De Pitch-kaart

Winnend pitchen begint met het vinden van duidelijkheid
Contact
©2024 Ronnie Couwenberg - All Rights Reserved
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram